Tuoj po firminio blanko antrašte turi būti žodžiai "pranešimas žiniasklaidai" arba "pranešimas spaudai" (pasirinkite, kas Jums labiau tinka ar patinka), ar koks kitas dokumento rūšį nusakantis pavadinimas; anglai naudoja "for immediate release".

Toliau galima iškart nurodyti asmenį kontaktams, pateikiant vardą, pavardę, pareigas, telefono bei fakso numerius. Mobiliojo telefono numerį verta pateikti tik tuomet, jei nurodytas asmuo pranešimo skelbimo dieną iš tikrųjų bus prieinamas žurnalistams ir jei jis yra būtent tas labiausiai informuotas asmuo, kuris toliau niekam kitam skambučių nenukreipinės. Blogiausia, kas gali atsitikti ir kas vis dėlto dažnai pasitaiko Lietuvos viešųjų ryšių praktikoje – nuolatinis asmens kontaktams užimtumas arba atsakymas žurnalistui "skambinkite direktoriui, šiuo klausimu ką nors komentuoti gali tik jis".

Iškart po kontaktų (arba tuoj po dokumento pavadinimu, jei kontaktus, kaip labai įprasta Lietuvoje, nukeliate į pranešimo pabaigą) stambiu "pariebintu" šriftu pateikite pranešimo pavadinimą. Kuo trumpesnis – tuo geresnis! Naujienų agentūrų redaktoriai nervinasi, jei jiems tenka taisyti ilgus ir griozdiškus pranešimų spaudai pavadinimus.

Toliau nepamirškite vietos (miesto) ir datos.

Pirmasis paragrafas taip pat gali būti parašytas kiek "pariebintu" šriftu, nes čia vienu – dviem sakiniais reikia pateikti pagrindinę pranešimo spaudai mintį. Angliškoji teorija moko, kad reikia laikytis "5W" taisyklės:

• who
• what
• when
• where
• why