Seniai žinoma, kad finansinės atskaitomybės teikiama informacija praktiškai visiškai nenaudinga vadybai – ji savo esme ir nėra skirta vadybos poreikiams tenkinti. Tad tegul ja naudojasi tie, kam ji ir yra skirta – įmonių savininkai, bankai, atitinkamos valdžios institucijos. Vadovams reikia kitokios atskaitomybės – tokios, kuri parodytų, kaip efektyviai jie vadovauja įmonei, jos veiklai. Tokią vidinę atskaitomybę, skirtą vadovų informacijos poreikiams tenkinti, formuoja vadybos apskaita. Šios apskaitos rūšies, priešingai nei finansinės apskaitos, paskirtis ir yra tarnauti įmonės vadybai, t. y. aprūpinti įmonės bei jos padalinių vadovus informacija apie įmonėje vykstančius procesus. Kadangi visos įmonės veiklos sėkmė priklauso nuo padalinių darbo efektyvumo, vadybos apskaita ir jos duomenų pagrindu rengiama vidinė atskaitomybė teikia vadovams informaciją apie kiekvieno padalinio veiklos efektyvumą.

Vadybos apskaita padeda įvertinti kiekvieno įmonės padalinio (esant reikalui, ir atskirų padalinio darbuotojų) veiklos indėlį į visos įmonės veiklos rezultatus.

To nežinant neįmanoma efektyviai vadovauti padaliniams ir jų veiklai. Kaip įmanoma tinkamai motyvuoti darbuotojus, jeigu nėra žinomi jų veiklos rezultatai, jų darbo efektyvumas? Žinoma nebent tai, ar tam tikras darbuotojas „geras“ ar „blogas“. Bet juk turint tik tokias žinias vadovauti darbuotojams paprasčiausiai neįmanoma.

Kiekvienoje didesnėje įmonėje sėkmingos vadybos pagrindas yra tinkamai parinktas vadybos modelis ir racionali įmonės organizacinė struktūra.

Kitaip tariant, labai svarbu, kokie padaliniai yra išskirti įmonės organizacinėje struktūroje, kokios jiems pavestos funkcijos, kokie tikslai jiems keliami ir kokia jų vadovų atsakomybė. Kuo savarankiškesni priimdami vadybos sprendimus padaliniai ir jų vadovai, tuo mažiau rūpesčių sprendžiant einamuosius veiklos klausimus tenka įmonės aukščiausiems vadovams. Tuomet jie gali daugiau koncentruotis į įmonės veiklos tobulinimo bei plėtojimo klausimus, kurie yra nepaprastai reikšmingi kiekvienai įmonei. Norint tai realizuoti, įmonėje būtina suformuoti vadinamuosius atsakomybės centrus. Tai vadybos apskaitos terminas, reiškiantis tikrą įmonės organizacinėje struktūroje esantį arba apskaitos priemonėmis dirbtinai sukurtą (virtualų) padalinį, atsakingą už tam tikrų funkcijų atlikimą, iškeltų atitinkamų užduočių įvykdymą ir galiausiai už tam tikrų veiklos rezultatų pasiekimą.

Dažniausiai atsakomybės centrai pagal jiems deleguotas funkcijas sutampa su įmonės struktūriniais padaliniais. Tačiau tam tikrais atvejais tenka išskirti ir menamus (virtualius) atsakomybės centrus, vykdančius veiklą, už kurią joks įmonės organizacinėje struktūroje esantis padalinys įmonėje neatsako. Tokie virtualūs atsakomybės centrai paprastai išskiriami vien įmonės vadybos apskaitoje. Tačiau tokie centrai irgi turi turėti savo vadovus ir visais kitais požymiais nesiskirti nuo realių atsakomybės centrų, t. y. jiems turi būti skirti atitinkami ištekliai pavestoms funkcijoms vykdyti bei numatytoms užduotims atlikti ir t. t. Paprasčiausiu menamo atsakomybės centro pavyzdžiu galėtų būti prekyba įvairiuose regionuose per juose įsteigtus filialus užsiimanti įmonė, kuri taip pat vykdo veiklą ir regione, kuriame yra jos centrinė būstinė, tačiau nėra įsteigto filialo. Todėl įmonės centrinės būstinės atitinkamų padalinių vadovai rūpinasi tiek veikla šiame regione, tiek filialų veikla kituose regionuose. Norint racionaliau paskirstyti centrinėje būstinėje dirbančių darbuotojų atsakomybę, tikslinga vadybos apskaitos priemonėmis išskirti atskirą menamą filialą, atsakingą už prekybinės veiklos vykdymą įmonės centrinės būstinės regione.

Įmonėje sudaromi skirtingi pagal pobūdį ir tikslus atsakomybės centrai. Vieni atsakomybės centrai atsako už tai, kad kokybiškai ir laiku atliktų jiems pavestus darbus, neviršydami nustatyto išlaidų biudžeto. Tokio pobūdžio atsakomybės centrai vadinami kaštų centrais. Sudarant įmonės veiklos biudžetą, kiekvienam tokiam atsakomybės centrui nustatoma jo atliktinų darbų apimtis per laikotarpį ir skiriamas tiems darbams atlikti reikalingų išlaidų biudžetas. Kaštų centrai atsako už tinkamą tų biudžetų vykdymą. Kaštų centrų veikla vertinama dviem esminiais aspektais: ar nebuvo viršytas numatytas kaštų biudžetas ir ar atlikti visi (be to, kokybiškai) numatyti darbai. Tokiais kaštų centrais įmonėje padaromi tiek produkciją gaminantys gamybos padaliniai, tiek kitus padalinius aptarnaujantys bendrieji ii administraciniai padaliniai (pavyzdžiui, buhalterija, juridinis skyrius, ūkio skyrius, įmonės administracija), tiek kai kurie marketingo padaliniai, pavyzdžiui, reklamos skyrius, reklamuojantis įmonę ir jos parduodamas prekes, ar prekių pristatymo pirkėjams padalinys.

Daugeliui kaštų centrų, pavyzdžiui, gamybos padaliniams, keliami kaštų mažinimo uždaviniai. Tačiau, be abejo, šie uždaviniai turi būti keliami atsižvelgiant į tai, kad visi numatyti darbai turi būti atlikti ir jų kokybė neturi suprastėti.

Nes kartais padaliniai bando taupyti išlaidas blogindami atliekamų darbų kokybę. Tačiau kai kuriems kaštų centrams išlaidų mažinimo uždavinys negali būti keliamas, nes tai gali neigiamai paveikti jų, o kartu ir visos įmonės veiklą. Pavyzdžiui, reklamos skyrius gali taupyti lėšas, skiriamas prekių reklamai, tačiau dėl to greičiausiai kris pardavimų apimtys ir įmonė uždirbs mažiau pajamų. Lygiai taip pat iš buhalterijos nėra prasmės reikalauti mažinti išlaidas, nes dėl to natūraliai blogės apskaitos darbų kokybė, o juk visa įmonės vadyba turi būti aprūpinta tik kokybiška, išsamia ir patikima apskaitos informacija. Nekokybiškos apskaitos informacijos pagrindu padarytos vadybos klaidos įmonei gali labai skaudžiai atsiliepti.

Pardavimo veikla užsiimantiems įmonės padaliniams (atsakomybės centrams) keliami uždaviniai uždirbti kuo daugiau pajamų. Šie atsakomybės centrai atsako už įmonės pajamas, už jų didinimą. Todėl jie ir vadinami pajamų centrais. Šie centrai turi vykdyti jiems nustatytas atitinkamas pardavimų užduotis, pavyzdžiui, parduoti tam tikrą kiekį tam tikro asortimento prekių už tam tikrą kainą. Kartu jiems nustatyti pardavimo kaštų biudžetai, kurių jie neturi viršyti. Tačiau savaime suprantama, kad jeigu padalinys parduoda daugiau prekių, nei buvo numatyta biudžete, ir uždirba daugiau pajamų, jam leidžiama atitinkama suma padidinti ir išlaidas (pavyzdžiui, komisinių prekybos tarpininkams, prekių pakavimo, jų pristatymo pirkėjams išlaidas), nes jos atsiperka.

Tačiau pajamų centrai neatsako už uždirbamo pelno dydį, nes jie nedaro įtakos prekių pagaminimo arba jų pirkimo (jeigu prekės perkamos norint jas perparduoti) savikainai – juk prekes gamina ar perka perpardavimui kiti įmonės padaliniai. Todėl iš pardavimų padalinių nereikia stengtis padaryti pelno centrų, nors kai kurios įmonės to ir siekia. To neverta daryti dėl įvairių priežasčių. Pavyzdžiui, pajamų centrų vadyba daug paprastesnė, jiems gali būti keliamos užduotys ne tik uždirbti tam tikrą pajamų sumą, bet ir parduoti tam tikro asortimento prekes, kurių dalis galbūt bus ir nuostolinga, tačiau įmonei labai reikšminga – tarkime, ateityje leis arba dabar sudaro prielaidas įmonei parduoti didesnį kiekį pelningų prekių. Už pelną atsakantiems padaliniams – pelno centrams – tokios užduotys negali būti duodamos. Jeigu jau atsakomybės centrui iškeliama užduotis uždirbti pelną, jis turi teisę daryti įtaką visoms savo išlaidoms, pats spręsti, kurias prekes verta gaminti ir parduoti, o kurių ne, kurias paslaugas pirktis iš kitų įmonių (jei taip jam pigiau), o kurias užsakyti iš įmonės struktūrinių padalinių. Dėl šių ypatumų įmonės padaliniai pelno centrais paverčiami itin retais atvejais.

Formuojant įmonėje atsakomybės centrus ir nustatant kiekvienam padaliniui jo atsakomybės ribas bei jo veiklos vertinimo kriterijus, būtinai reikia nustatyti ir kiekvieno atitinkamame centre dirbančio darbuotojo funkcijas bei jo atsakomybę vykdant konkrečią veiklą.

Juk įmonės sėkmė priklauso nuo jos padalinių efektyvaus darbo, panašiai ir kiekvieno padalinio veiklos rezultatai tiesiogiai priklauso nuo jame dirbančių darbuotojų kvalifikacijos ir pastangų. Todėl labai svarbu aiškiai apibrėžti kiekvieno darbuotojo pareigas, t. y. aiškiai kiekvienam darbuotojui nurodyti, kokius darbus jis turi padaryti, kokia privalo būti darbų kokybė ir kokia yra jo atsakomybė už atliekamus darbus.

Pagrindinė atsakomybės centrų vadybos priemonė yra vadybos apskaita, kuri teikia vadovams informaciją apie kiekvieno centro (ar net ir kiekvieno jame dirbančio darbuotojo) veiklą, kaštus, veiklos efektyvumą. Šiuolaikinės vadybos specialistui nepakanka žinoti bendrų vieno ar kito atsakomybės centro kaštų. Visi kaštai atsakomybės centruose turi būti apskaitomi ir pagal atliekamas funkcijas bei vykdomus darbus ar jų grupes. Juk daug svarbiau žinoti ne tai, kiek įmonei kainuoja vieno ar kito padalinio išlaikymas, bet tai, kiek kainuoja atitinkamo padalinio atliekama viena ar kita funkcija, kiek kainuoja tam tikrų darbų padalinyje vykdymas. Tik tuomet ir galima įvertinti, ar padalinys dirba efektyviai, ar tinkamai jame organizuoti darbai, ar jis taupo įmonės išteklius, ar stengiasi optimizuoti savo kaštus ir t. t. Be to, kaštų apskaita pagal konkrečias atsakomybės centrų atliekamas funkcijas gali padėti vadovams apsispręsti, ar apskritai įmonei tikslinga vieną ar kitą funkciją vykdyti pačiai, ar gal geriau tą paslaugą pirktis iš kitos įmonės.

Vadybos apskaita padeda rinkti, sisteminti ir kaupti duomenis apie kiekvieną atsakomybės centrą, jo veiklą. Įmonės ir pačių atsakomybės centrų vadovai informaciją apie vykdomą veiklą iš vadybos apskaitos gauna tam tikrų vidinių ataskaitų forma. Kiekvienam atsakomybės centrui sudaroma atskira vidinė atskaitomybė, kurioje atspindima jo veikla per atitinkamą laikotarpį. Tokios atskaitomybės forma bei turinys yra nustatomas pagal individualius vadovų poreikius. Šiuo atveju vadovaujamasi paprastu principu – kokia informacija apie atsakomybės centro veiklą reikalinga vadybai, tokia ir turi būti pateikiama to centro vidinėje atskaitomybėje. Iš tokios atskaitomybės duomenų turi būti paprasta greitai įvertinti, ar tam tikras padalinys įvykdė jam iškeltas užduotis, ar neviršijo skirto biudžeto, o jeigu viršijo – kokios yra viršijimo priežastys.

Numatant, kokios vidinės ataskaitos bus rengiamos ir teikiamos įmonės vadovui, jo pavaduotojams, padalinių (atsakomybės centrų) vadovams bei, esant poreikiui, ir kitiems darbuotojams, svarbiausia įvertinti, kam kokie duomenys reikalingi. Pagrindinis principas, kurio visada verta laikytis, – gaunamos informacijos turi būti tik tiek, kiek jos reikia tam tikriems sprendimams priimti. Todėl šiuo atveju pirmas iškylantis klausimas – kokios informacijos reikia atitinkamo lygmens vadovams, kad jie galėtų sėkmingai priimti savo srities sprendimus. Kartu reikia labai atsargiai vertinti žemesnės ir vidurinės grandies vadovų informacijos poreikius – daugeliui žmonių būdingas noras dėl visa ko gauti kuo daugiau informacijos, nesvarbu, kad dalies jos niekuomet neprireiks. To leisti jiems negalima – informacija yra įmonės turtas, tad kaip ir kiekvienas turtas ji turi būti naudojama racionaliai ir taupiai (juk jos parengimas irgi kainuoja nemažus pinigus). Todėl į vadovų ir vadybininkų prašymus suteikti jiems vieną ar kitą informaciją reikia atsakyti paprastu klausimu – kam tau jos reikia (t. y. kokį pagal tą informaciją priimsi sprendimą)? Sprendžiant, kam kokios informacijos reikia, svarbu įvertinti ir tai, kad vidinėje atskaitomybėje yra daugybė labai konfidencialios informacijos. Beveik visa vidinė atskaitomybė yra įmonės komercinė paslaptis. Tad nenorint jos paskleisti netinkamiems asmenims, būtina riboti informacijos teikimą įmonės darbuotojams.


Autorius: Valdas Jagminas
Šaltinis: www.paciolis.lt