Krenta pardavimo apimtis, tačiau kaštai dažniausiai nemažėja, bet dar ir auga, nes vis brangiau reikia mokėti už įsigyjamas žaliavas ir perkamas paslaugas, darbuotojams darbo užmokestį irgi reikia didinti ir t. t. Dėl to mažėja įmonių uždirbamas pelnas, o nemažai jų daliai visai realiai netrukus gali iškilti bankroto grėsmė.

Tačiau nėra padėties be išeities. Šį sudėtingą daugeliui įmonių laikotarpį galima įveikti sėkmingai – svarbu žinoti kaip. Apie tai kalbamės su vadybos ir kaštų apskaitos specialistais auditoriais doc. dr. Gediminu Kalčinsku ir Valdu Jagminu.

Kaip geriausia būtų elgtis įmonėms, siekiančioms kuo lengviau išgyventi ekonomikos krizės padarinius? Kur koncentruoti savo dėmesį tų įmonių vadovams?

G. Kalčinskas. Dauguma įmonių skaudžiai išgyvena infliaciją, nes įmonės kaštai dėl jos paprastai išauga, o štai dėl tos pačios infliacijos pabrangusių prekių pardavimo apimtis neretai sumažėja, nes tokiu metu visi rinkos dalyviai pradeda itin stebėti savo pirkimą ir jį dažniausiai sumažina. Kadangi praktiškai nė viena įmonė negali bent kiek stipriau daryti įtakos bendram kainų didėjimo procesui, taip pat ir savo parduodamų prekių apimčiai (kitaip tariant, rinkos poreikiams), to ir nereikia stengtis daryti. Juk vien tik uždirbti dideles pajamas ir nėra galutinis įmonės veiklos tikslas. Tikslas yra uždirbti pelną, o jis priklauso ne tik nuo uždirbtų pajamų dydžio, bet ir nuo padarytų įmonės veikloje kaštų. Iš esmės sumažinus kaštus, net ir kritus pardavimo apimčiai, galima ir toliau veikti pelningai.

Todėl infliacijos metu geriausia išeitis kiekvienai įmonei – kaštų sumažinimas. Juolab kad tai įmanoma sėkmingai padaryti kiekvienoje įmonėje. Tačiau norint šį tikslą pasiekti reikia ne tik įmonės vadovų, bet ir visų darbuotojų pastangų. Sujungti vienų ir kitų pastangas ir nukreipti jas bendra linkme galima tik turint atitinkamą vadybos sistemą. Viena iš esminių prielaidų tokiai sistemai atsirasti yra šiuolaikinė vadybos ir kaštų apskaita, be kurios įmonės procesų vadybos neįsivaizduoja jokios išplėtotos rinkos šalių įmonės vadovas.

Daugelio įmonių praktika rodo, kad pradėjus naudoti vadybos ir kaštų apskaitą be jokios neigiamos įtakos įmonės veiklos kokybei ir jos apimčiai pavyksta sumažinti bendrą kaštų lygį net iki 30 proc.! Taigi įmonės pelnas iš karto gerokai padidėja, net ir krentant pardavimo apimčiai. Todėl dešimties procentų ar kiek didesnė infliacija įmonių neturėtų išgąsdinti, bet kaip tik mobilizuoti jas geresniam darbui, juolab kad tam reikalingos priemonės egzistuoja ir yra prieinamos praktiškai kiekvienai įmonei. Žymus kaštų sutaupymas pasiekiamas todėl, kad įdiegus vadybos ir kaštų apskaitos sistemą, vadovui nebereikia gainioti darbuotojų, nuolatos kontroliuojant, kaip kuris dirba.

Kiekvienas darbuotojas pradeda dirbti kontroliuodamas ir vertindamas kitų, su jo darbu susijusių, darbuotojų veiklą. Įmonėje tarp padalinių ir jų darbuotojų atsiranda glaudūs horizontalūs ekonominiai ir vadybiniai ryšiai. Įvedus tokią tvarką visi darbuotojai dirbdami kartu kontroliuoja ir bendrą įmonės kaštų lygį. Suprantama, norint, kad darbuotojai siektų gerinti savo darbo rezultatus – mažinti kaštus ir didinti duodamą naudą – reikia juos tinkamai ir motyvuoti. Koks nors simbolinis kelių procentų skatinimas už darbuotojo pastangų dėka padidintas pajamas ar sumažintus kaštus nieko nepakeis. Darbuotojai dėl tokio vargano skatinimo tikrai nesiplėšys. Situaciją iš esmės gali pakeisti tik rimtas ir pagrįstas bent keliasdešimties procentų motyvavimas už pasiektus geresnius veiklos rezultatus. Kitaip įsitempęs dirbs tik įmonės vadovas, o kiti darbuotojai dairysis geresnių ar bent jau geriau mokamų darbų. Tačiau norint įgyvendinti vadybos ir kaštų sistemą būtina geros kokybės informacija apie ne tik visos įmonės veiklą ir jos rezultatus, bet ir apie kiekvieno padalinio bei jo darbuotojo rezultatus.

Kad įmonėje būtų pasiekta Jūsų nusakoma gerovė, suprantama, būtinos visų jos darbuotojų pastangos. Tačiau iš darbdavių tenka girdėti, kad šiuo metu įmonėse gerų darbuotojų trūksta. Kaip tuomet elgtis sprendžiant minėtą problemą?

V. Jagminas. Be abejonės, norint sėkmingai įveikti krizinę situaciją būtinos visų įmonės darbuotojų pastangos, nes išlaidos daromos kiekvienoje darbo vietoje. Dabar iš tikrųjų daugelyje įmonių susiklosčiusi keista situacija, kai skundžiamasi gerų darbuotojų trūkumu užuot sudarius sąlygas gerai dirbti esamiems. Juk iš esmės nėra šiaip gerų ar blogų darbuotojų. Tas pats žmogus, priklausomai nuo konkrečių aplinkybių, gali dirbti labai gerai, o gali tik pusėtinai.

Praktika rodo, kad vos ne kiekvienoje įmonėje, kur anksčiau buvo darbuotojų trūkumas, tinkamai sutvarkius jos vadybą atsiranda net „pertekliniai“ darbuotojai, o įmonės veikla tik pagerėja. Ir tai nieko keista, nes kai kuriems vadovams svarbu, kad aplink juos sukiotųsi daug pavaldinių. Taip vadovai jaučiasi tarytum ir saugiau: atrodo, kad visuomet bus kam pavesti įvairius darbus. Jeigu vienas nesusitvarko su kokia nors galbūt savo paties sukurta problema, tuoj pat jam į pagalbą net neįsigilinus paskiriamas antras ir dar trečias. Iš tiesų taip sukuriama armija nelabai ar visiškai neatsakingų už savo veiklą darbuotojų, kurie trukdo ir vieni kitiems, ir vadovams. O atlyginimai už tai juk mokami visiems.

Kartais vadovai daro ir rimtą klaidą, kai dėl esminių rinkos konjunktūros pakeitimų gerokai sumažėjus įmonės veiklos apimčiai, bijo iš esmės pertvarkyti įmonės veiklą ir atleisti nereikalingus darbuotojus. Remiamasi logika – „O jeigu užsakymų padaugės? Juk su mažesniu darbuotojų skaičiumi galime visų nespėti atlikti.“ Taip ir vargstama su „pertekliniais“ darbuotojais, kurie laipsniškai ir patys atpranta normaliai dirbti – darbų apimtis juk sumažėjusi. Tokių klaidų, be abejo, infliacija padės atsikratyti, tačiau ji tai padarys itin skausmingai – galbūt net bankrutavus įmonei. Bet gal geriau „prablaivėti“ nebankrutavus?

Dažnoje įmonėje vadovai yra „apsirūpinę“ daugeliu pavaduotojų, nors tikrai ne visuomet jų reikia. Vadybos mokslas sako, kad vadovas gali geriausiai vadovauti trims keturiems pavaldiniams. Bet tai nereiškia, kad keliolika darbuotojų turinčioje įmonėje reikalingi keli vadovo pavaduotojai. Ką tuomet daryti, kai įmonėje dirba keliasdešimt ar keli šimtai darbuotojų? Tai ne išeitis.

Tikroji išeitis būtų vadybos sistemos sutvarkymas, orientuojantis į tai, kad kiekvienas įmonės darbuotojas kontroliuotų kitą, o kiekvienas kitas stengtųsi sąžiningai atlikti jam patikėtą darbą. Juk visi įmonės darbuotojai yra tarpusavyje susiję ir kiekvieno veikla turi būti kito darbuotojo naudingo darbo sąlyga. Tai įgyvendinti padeda šiuolaikinės vadybos ir kaštų apskaitos sistemos, galinčios įvertinti kiekvieno darbuotojo indėlį į visos įmonės veiklą. Diegiant tokias sistemas atliekama visų darbuotojų „inventorizacija“, kai revizuojamos kiekvieno darbuotojo funkcijos, išsiaiškinant, ką (bet ne kuo!) jis dirba. Dažniausiai paaiškėja, kad didelė darbuotojų dalis nežino, ką dirba, o vadovai savo ruožtu užtikrintai negali pasakyti, kaip gerai kuris darbuotojas dirba. Po tokios „inventorizacijos“ visuomet išaiškėja, kurie darbuotojai yra „pertekliniai“.

Kokios priemonės reikalingos, kad darbuotojai stengtųsi gerai dirbti? Ką šiuo klausimu turi padaryti įmonės vadovas?

G. Kalčinskas. Labai svarbu, kad įmonėje būtų visiškai aišku, už kokius darbus kuris darbuotojas atsako. Taip pat svarbu, kad darbuotojas galėtų už juos atsakyti realiai, nes vadyboje nieko nėra blogiau kaip formali atsakomybė. Kiekvienas darbuotojas turi gerai suprasti, ką konkrečiai jis turi daryti ir kokios jam suteiktos laisvės bei įgaliojimai vykdant pavestus darbus. Tuo tikslu įmonėje suformuojami atsakomybės centrai. Nustatant uždavinius atsakomybės centrams, svarbu įvertinti, ar jie realūs, o kartu numatyti rimtą motyvavimą už nustatytų užduočių pasiekimą. Kiekvienai įmonei yra labai aktualūs kaštų mažinimo klausimai (ypač dabartiniu infliacijos laikotarpiu), todėl atsakomybės centrams keliami jų daromų išlaidų mažinimo uždaviniai. Tačiau dažnai užuot kėlus išlaidų mažinimo uždavinius racionaliau atsakomybės centrams kelti sąnaudų didinimo užduotis. Neprotingas išlaidų mažinimas dažnai baigiasi tiesiog pablogėjusia darbų kokybe. O sąnaudų didinimo esmė – kuo daugiau įmonės daromų išlaidų turi būti naudingos. Tokius uždavinius įgyvendinti nėra paprasta. Tam būtina geros kokybės kaštų apskaitos ir produktų savikainos kalkuliavimo sistema.

Teisingas atsakomybės centrų išskyrimas kartu su protinga motyvavimo sistema kardinaliai pakeičia visą įmonės vadybą, o kartu ir jos veiklą. Įmonių vadovams nebereikia nuolatos gainiotis pavaldinių, tikrinant jų atliekamus darbus. Visus einamuosius veiklos klausimus savarankiškai sprendžia patys atsakomybės centrų vadovai. Toks vadybos pakėlimas į iš esmės naują lygmenį leidžia įmonei ne tik atsilaikyti prieš ekonomikos krizę, bet ir toliau sėkmingai plėtoti savo veiklą. Tad neverta dejuoti dėl blogėjančių veiklos sąlygų, bet daug geriau imtis aktyvių veiksmų susitvarkant įmonės viduje. Išmintingas žmogus, gavęs citriną, nesirauko, bet iš jos pasigamina gardžią arbatą!


Šaltinis: alfa.lt