Adaptacijai skiriama per mažai dėmesio

Nauja įmonė, vadinasi, kiti tikslai, kitokia darbo specifika, karjeros galimybės, tradicijos, galų gale, kitokia vidaus tvarka. Kaip naujam darbuotojui visa tai aprėpti ir tinkamai atlikti savo darbą? Vienas būdas – laikui bėgant jis viską perpras. Bet, kaip žinia, didžiuliu greičiu besikeičiančiame pasaulyje gaišti laiką – ne pati geriausia išeitis. Yra ir kitas būdas – darbuotojui padėti: pristatyti įmonę, nušviesti padėtį rinkoje, paaiškinti, kokios perspektyvos laukia, ir kurį laiką domėtis, kaip jam sekasi, patarti, pakonsultuoti. Atrodo, tai savaime suprantama, tačiau kodėl dažnai būna taip, kad atėjęs į įmonę naujas darbuotojas turi glaustis prie kolegos stalo, bėgti pas biuro administratorę segtuvų, o kartais netgi ir laisvo kompiuterio prašyti, nes laukia skubus darbas, o jo darbo vieta vis dar neparengta. Bandomuoju laikotarpiu labiausiai nesinori pasirodyti niekam tikusiam... Tiesa, stresai grūdina. Po tokių pirmųjų darbo dienų kitos atrodo niekis. O gal tai apgalvota strategija – naują darbuotoją mestelėti į veiklos sūkurį visiškai nepasiruošusį ir tokiu būdu išugdyti jo atsparumą stresams?

„Darbuotojų supažindinimui su darbu ir organizacija iš tiesų neretai skiriama per mažai dėmesio, – mano TEO LT, AB Personalo skyriaus projektų vadovė Rasa Jocienė. – Galbūt taip yra todėl, kad vadovas neteikia tam didelės reikšmės, gal nesuvokia, jog tai svarbu ne tik pačiam darbuotojui, bet ir įmonei, gal tiesiog visa tai užgožia daugybė kasdienių darbų. Tačiau kuo mažiau naujam žmogui reikės laiko adaptuotis, tuo greičiau jis atneš naudos įmonei.“

UAB „Blue Bridge“ administracijos skyriaus vadovė sako, kad darbuotojų adaptacijos programa turi atspindėti įmonės veiklos ypatumus ir lūkesčius, jai turi būti skiriamas didelis dėmesys ir ją kurti turėtų, jei yra, personalo vadovas, mažesnėje įmonėje – įmonės vadovas. Jei įmonė neskiria tam didelio dėmesio, vadinasi, menkai rūpinasi savo darbuotojais, be kurių ji rinkoje neišsilaikytų nė dienos.

Taigi kaip šiandien padedama darbuotojams adaptuotis įmonėse?

Laikas – pagrindinė investicija

„Kad įmonė turėtų gerą darbuotoją, yra du būdai tą pasiekti, – remdamasis praktika sako Kompetencijos ugdymo centro pardavimo ir rinkodaros skyriaus direktorius Donatas Šedys. – Pirmas – rinkoje ieškoti jau kompetentingo darbuotojo, antras – ugdyti žmogų, kad galėtų dirbti įmonėje reikiamą darbą.“ Pirmasis būdas, pasak direktoriaus, pasiteisina gan retai, nes kompetentingų žmonių, tinkančių būtent reikiamam darbui, labai sunku rasti. Antrasis būdas kur kas veiksmingesnis. Į Kompetencijos ugdymo centrą priimami studentiško amžiaus jaunuoliai. Neatsargu, rizikinga? D. Šedys taip nemano: „Specialybė neturi lemiamos reikšmės, būtina, kad žmogus būtų suinteresuotas tobulėti ir išmokti dirbti įmonėje. Svarbus tiek teigiamas požiūris į darbuotoją, tiek pakankamai jam skiriamas dėmesys. Laikas – pagrindinė investicija.“ Anot direktoriaus, jei vadovas neskiria pakankamai dėmesio ir laiko, kad darbuotojas kuo greičiau ir lengviau įsilietų į organizaciją, jis vargiai suburs tvirtą komandą. Gal kurį laiką įmonei ir seksis, tačiau po poros metų ji tikrai nebeteks lyderės vardo. Jeigu vadovas dalį lėšų ir laiko skirs būtent darbuotojų adaptacijai, tai nebus švaistymas veltui, o gerai apgalvota strategija – įmonė turės labai realias galimybes po kelerių metų išsiveržti į pirmaujančiųjų gretas.

Svarbiausia, kad darbuotojas pasijustų laukiamas

„Yra tekę girdėti atsiliepimų iš kitų įmonių, kad atėję į darbą nauji darbuotojai net kelias savaites neturi savo darbo vietos. Man sunku tai įsivaizduoti ir suprasti, kodėl taip yra, – sako UAB „Blue Bridge“ administracijos skyriaus vadovė Alma Reketienė. – Greičiausiai vadovai dėl laiko stokos tiesiog nesusimąsto, kad tokiu būdu kenkia savo įmonės įvaizdžiui ir veiklos rezultatams.“

A. Reketienė pasakoja, kad „Blue Bridge“ jau atrankos proceso metu tiesioginis vadovas darbuotojui išsamiai paaiškina jo būsimo darbo funkcijas. Pirmąją darbo dieną darbuotojo visada laukia paruošta darbo vieta, į kurią palydi biuro administratorė. Jis nepaliekamas vienas, skirtingais klausimais bendrauja atsakingi žmonės, į tą procesą įtraukti ir tiesioginis vadovas (supažindina su darbo specifika, skyriaus veikla, kolegomis), ir įmonės vadovybė (pristato įmonės filosofiją, misiją, viziją ir tikslus), ir personalo skyriaus darbuotojai (papasakoja apie organizaciją, procedūras, aptaria klausimus, susijusius su personalu), ir įvairių sričių specialistai (supažindina su IT, verslo valdymo, ryšių su klientais valdymo sistemomis ir t. t.). Be to, kiekvienas naujas darbuotojas informuojamas, kuris kolega už kokią sritį atsakingas ir į ką šis turėtų kreiptis, iškilus klausimams.

„Svarbiausia, kad darbuotojas pasijustų laukiamas ir vertinamas, geras pirmas įspūdis turi didelę įtaką ilgalaikiam pasitenkinimui darbu, darbuotojo įsitraukimui ir darbo efektyvumui. Jausdamas palaikymą, darbuotojas stengsis kuo greičiau pritaikyti savo profesinius įgūdžius naujajme darbe, tinkamai atlikti naujas pareigas“, – įsitikinusi Alma Reketienė.

Didelėse įmonėse – darbuotojų adaptacijos programos

O kaip didelėse įmonėse, kur darbuotojų – keli šimtai ar net tūkstančiai? Jei kiekvienam atskirai tektų pasakoti apie įmonės veiklą, vidaus taisykles, tai kada tuomet dirbti? Tokiose įmonėse kuriamos specialios darbuotojų adaptacijos programos. Pavyzdžiui, TEO LT, AB įvadinė mokymo programa naujiems darbuotojams pradėta taikyti 2000 m. – mokymai buvo detalūs, trukdavo keletą dienų. Dabar vadinamoji „Naujoko diena“ trunka vieną dieną: perteikiamos bendros žinios apie įmonę, pagrindinės tendencijos, kalbama apie personalo, procesų valdymą, pardavimą ir rinkodarą, paaiškinama, kur galima rasti reikalingą informaciją, kur kreiptis iškilus neaiškumams, papasakojama apie darbuotojų karjeros bei ugdymo galimybes. Visas įvadinės programos dalis skaito padalinių vadovai, prieš mokymus atnaujinantys informaciją. Kiekvienas naujas darbuotojas gauna „Naujoko knygą“, kurioje randa reikalingą informaciją apie įmonę ir jos darbą. „Ši knyga – tarsi metraštis, atspindintis įmonės pokyčius, tai – ne tik reikalingos informacijos bei dokumentų rinkinys, bet ir įmonės įvaizdžio dalis“, – sako Rasa Jocienė, besirūpinanti įvadinių mokymų organizavimu ir darbuotojų adaptacija. Projektų vadovė pasakoja, kad pastaruoju metu mokymai naujiems darbuotojams organizuojami dažniau, nes nuspręsta, jog optimalus dalyvaujančiųjų skaičius – apie 50 (anksčiau dalyvaudavo daugiau nei 100 žmonių). „Kai dalyvių mažiau, bendravimas nuoširdesnis, kiekvienas gali paklausti, kas jam buvo neaišku. Be to, sumažėjus įvadinę programą klausančių žmonių skaičiui, galėsime atnaujinti tradiciją – mokymų pabaigoje leistis į pažintinę ekskursiją po įmonę“, – mano R. Jocienė. Stengiamasi, kad naujas darbuotojas įvadinę programą išklausytų dar bandomuoju laikotarpiu, mokymuose gali dalyvauti ir pereinantieji iš vieno padalinio į kitą, ir norintieji tiesiog atnaujinti žinias apie įmonę.

„Prieš ateinant naujam darbuotojui tiesioginis jo vadovas pasirūpina, kad būtų paruošta darbo vieta ir visos reikalingos priemonės – žmogus gali negaišdamas laiko dirbti ir išvengiama nereikalingo blaškymosi, – pasakoja R. Jocienė. – Svarbu, kad naujas darbuotojas jaustųsi laukiamas ir deramai sutiktas.“

Radęs jau paruoštą darbo vietą ir išklausęs įvadinę programą darbuotojas nepaliekamas likimo valiai – priklausomai nuo struktūrinio padalinio, paskiriamas specialistas, kuris naujoką apmoko, supažindina su darbo aplinka, sudaro specialų veiklos planą. Palaikomas nuolatinis ryšys ir su tiesioginiu vadovu – aptariama, kaip naujam darbuotojui sekasi to plano laikytis ir jį vykdyti.

„Bandomojo laikotarpio metu bendraujant su darbuotoju nustatomi jo kompetencijos ugdymo poreikiai, numatomos konkrečios priemonės, – aiškina projektų vadovė R. Jocienė. – Jis gali kreiptis į Personalo skyrių – bus aptartas tolesnio ugdymo planas. Darbuotojui gali būti skiriamos tam tikros užduotys, jis siunčiamas į kursus, mokymus, rekomenduojama literatūra.“

Sėkminga adaptacija svarbi ne tik darbuotojui, bet ir įmonei

Jei darbuotojui skiriama pakankamai dėmesio, rūpinamasi jo adaptacija, niekas negali iš anksto nuspėti, kada jis bus visavertis įmonės darbuotojas. Tai priklauso ir nuo žmogaus charakterio ypatybių, ir nuo noro bei pastangų. UAB „Blue Bridge“ administracijos skyriaus vadovė A. Reketienė sako, kad dar atrankos metu labai svarbu išsiaiškinti, ar potencialiam darbuotojui priimtinos organizacijos vertybės. Tokiu atveju jis pats labiau stengsis, kad pritaptų įmonėje, o tai, be jokios abejonės, padės jam greičiau adaptuotis. „Tačiau nereikia pamiršti ir to, kad žmogus, atėjęs iš kitokios kultūrinės aplinkos, gali bijoti reikšti savo nuomonę, savarankiškai priimti sprendimus, jis ilgiau išlieka stebėtoju nei aktyviu dalyviu“, – atkreipia dėmesį A. Reketienė.

TEO LT, AB projektų vadovė Rasa Jocienė priduria, kad pačiai įmonei itin svarbu surasti bendramintį darbuotoją – vien tik kompetentingo neužtenka. Tokiu atveju žmogus liks dirbti, o organizacijai iš to – finansinė nauda: sutaupytas laikas rengiant atrankas, organizuojant apmokymus ir t. t.

Kompetencijos ugdymo centro pardavimo ir rinkodaros skyriaus direktorius D. Šedys mano, kad naujam darbuotojui adaptuotis įmonėje gali prireikti pusmečio. Ir atkreipia dėmesį, kad tai labai priklauso nuo žmogaus savybių, požiūrio į darbą ir prioritetų – jie būtinai turi sutapti su įmonės prioritetais. „Iš pradžių jaučiamas atotrūkis tarp atėjusiojo ir jau dirbančiųjų – pastarieji laikosi tam tikrų tradicijų, o „naujokas“ atsineša savąsias arba neturi jokių, jei anksčiau niekur nėra dirbęs. Svarbu, kad žmogus įsilietų į kolektyvą. Per pusę metų paprastai pavyksta integruotis“, – sako direktorius ir priduria, kad jei naujai atėjusiajam kas nors nesiseka, niekas neskuba jo atleisti, visada suteikiama ne viena galimybė pasitaisyti.

„Jei darbuotojas neįžvelgia naudos, dėl ko turėtų keistis, jis dažniausiai ir nesikeis – kam jam tai? Pirmiausia reikėtų žmogui padėti suvokti, kodėl jam tai bus naudinga. Pavyzdžiui, mūsų Centre buvo svarstomas klausimas – ar pradėti naudotis nauja kompiuterine programos versija, ar palaukti, kol ją išbandys kitos firmos ir gamintojas ją patobulins. Pats ėjau į mokymus, kuriuose supažindino, kaip naudotis ta programa, grįžęs papasakojau kolegoms, daugelis susidomėjo ir taip pat dalyvavo pristatyme. Programa nusprendėme naudotis nieko nelaukdami, nes vienodai supratome, kodėl mums tai naudinga. Jei būčiau pats nusprendęs, kad mums to reikia ir kad ja naudosimės, sulaukčiau tik nepasitenkinimo“, – nuomone dalijasi D. Šedys ir akcentuoja, kad mokymai jokiu būdu negali būti motyvacijos priemonė, kaip dabar dauguma vadovų linkę manyti – tai būtinybė, kad žmogus sugebėtų kokybiškai atlikti savo darbą.

Vienas kolega naujokui padėti nepajėgs

Nedidelėse įmonėse neretai naujais darbuotojais pasirūpina biuro administratorė, tačiau dirbantieji organizacijose, kuriose kuriamos adaptacijos strategijos, nemano, kad tai yra gerai. „Svarbu atskirti, kuri funkcija strateginė, kuri operatyvinė, – sako Donatas Šedys. – Tiesa, kad biuro administratorė dažnai žino apie įmonę tiek pat, kiek ir vadovas. Taip ir turėtų būti, tačiau ji – operatyvinis darbuotojas, o strategija turėtų rūpintis būtent vadovas. Kokia įmonės vizija ir tikslai, tiksliausiai pasakys naujo darbuotojo vadovas, jis geriausiai padės jam suvokti darbų visumą.“

Šiai nuomonei pritaria ir UAB „Blue Bridge“ administracijos skyriaus vadovė Alma Reketienė: „Skirtingi darbuotojai gali suteikti kitokią, bet vienodai svarbią naujam darbuotojui informaciją. Manau, kad mažose įmonėse nauju darbuotoju turėtų pasirūpinti ne tik biuro administratorė, bet ir vadovas turėtų skirti laiko ir supažindinti naują darbuotoją su įmonės veikla, filosofija, tikslais bei paskirti kuratorių iš kolegų tarpo, kuris galėtų supažindinti su darbo specifika, atsakyti į kylančius klausimus.“

Pasak Rasos Jocienės, TEO LT, AB projektų vadovės, nesvarbu, ar įmonė didelė, ar maža, darbuotojų supažindinimu su organizacija ir darbu pirmiausia turėtų rūpintis vadovas. Būtinai reikėtų papasakoti apie įmonę, rinkos pokyčius, konkurencinius pranašumus – darbuotojas ne tik greičiau perpras įmonės specifiką, bet ir jaus vadovo dėmesį. „Kiekvienai įmonei pravartu turėti rekomendacinius aprašymus, kokius pagrindinius klausimus vadovui reikėtų aptarti su nauju žmogumi – tai turėtų tapti įmonės kultūros dalimi“, – mano R. Jocienė. – Tokius aprašymus galėtų sudaryti Personalo skyrius arba, jei tokio nėra, paskirtas žmogus. Juk tiek vadovo, tiek naujo darbuotojo tikslas tas pats – kad naujokas greičiau pradėtų savarankiškai dirbti, todėl šio tikslo turėtų siekti kartu. Darbuotojui reikėtų sudaryti visas sąlygas klausti, domėtis, o vadovas visuomet turėtų jam geranoriškai padėti, kad nereikėtų informacijos ieškoti aplinkiniais kanalais.“

 

 

Autorius: Sonata GRUODYTĖ
Šaltinis: infoverslui.lt