Anksčiau Lietuvos, kaip ir viso pasaulio, vadybininkai, vertindami savo sprendimų įtaką įmonės veiklai ir uždirbamam pelnui, naudojosi finansine apskaita. Tačiau finansinė apskaita pateikia pernelyg apibendrintus duomenis apie įmonės veiklą ir neleidžia susieti daromų sprendimų prekių gamybos bei pardavimų srityje su gaunamu veiklos rezultatu. Siekiant iš esmės pakeisti tokią padėtį, įmonių vadybininkų poreikiams tenkinti buvo sukurta visiškai kitokia apskaita, skirta padėti priimti verslo vadybos sprendimus, – menedžmento (dar vadinama vadybos) apskaita.
Prieš pradedant diegti įmonėje biudžetų sistemą, reikia gerai žinoti, ko siekiama šia sistema ir kokių sąlygų reikia, kad ji būtų tinkamai parengta ir kad paskui ji sėkmingai veiktų. Viena iš būtinų biudžetų sistemos diegimo ir jos efektyvaus veikimo sąlygų yra aiški, gerai parengta (be to, formalizuota) įmonės vadybos organizacinė struktūra. Joje turi būti tinkamai išskirti visi atsakomybės centrai (padaliniai ar kiti vienetai, atsakantys už tam tikrą darbų barą įmonėje), nurodytos jiems pavestos aiškios funkcijos, apibrėžta jų veikimo laisvė ir vienareikšmiškai nustatyta šių centrų atsakomybė už vykdomą veiklą ir jos rezultatus. Kartu turi būti nustatyti kiekybiniai ir kokybiniai atsakomybės centrų veiklos vertinimo kriterijai. Jais turi remtis ir tų centrų vadovai, ir pačios įmonės vadovai, vertindami pavaldžių darbuotojų veiklos efektyvumą. Tik įgyvendinus šias sąlygas bus galima parengti biudžetus, paskirti už juos atsakingus asmenis ir pareikalauti, kad jie tinkamai juos vykdytų.
Reikia žinoti, kad, įmonėje įdiegus biudžetų sistemą, visa įmonės vadyba pradedama grįsti ekonomika, nes tiek padalinių vadovai, tiek darbuotojai skatinami už tam tikrus veiklos rodiklius, o šie visuomet išreiškiami ir kokiais nors ekonominiais rodikliais (pajamomis, įplaukomis, kaštais arba pelnu). Vieniems įmonės padaliniams ir jų vadovams keliami kaštų mažinimo uždaviniai, kitiems nustatomos pajamų (ir / ar įplaukų) didinimo užduotys ir pan. Todėl įmonės, kurioje diegiama biudžetų sistema, vadovai ir vadybininkai turi turėti ne tik reikiamų vadybos žinių, bet ir tam tikrą ekonominį pasirengimą, kad galėtų vadovauti vykdomai veiklai, remdamiesi ir ekonominiais rodikliais, o ne tik nuostata „laiku ir gerai“. Juk prieš priimant vieną ar kitą sprendimą (pavyzdžiui, norint priimti dar vieną darbuotoją, taikyti nuolaidą pirkėjui, įsigyti trūkstamų darbo priemonių ir pan.) reikia gerai žinoti, kokį ekonominį efektą jis duos − ar tas sprendimas įmonei bus pelningas, ar nuostolingas.
Dar viena labai svarbi įmonės biudžetų sistemos diegimo sąlyga − įmonėje turi veikti efektyvi vadybos apskaitos sistema ir dirbti kvalifikuoti tokios apskaitos specialistai. Būtent vadybos apskaita leidžia kaupti, reikiamai apdoroti, sisteminti ir teikti atsakingiems pareigūnams informaciją, reikalingą biudžetams parengti, o paskui − informaciją apie patvirtintų biudžetų vykdymą ir visus nukrypimus nuo biudžetų bei jų atsiradimo priežastis.
Biudžetų apimamas laikotarpis įvairiose įmonėse skiriasi. Bet paprastai pagrindiniu laikotarpiu, kuriam sudaromas biudžetas, laikomi ataskaitiniai metai (tai metai, už kuriuos sudaroma ir metinė finansinė atskaitomybė). Metų laikotarpis skirstomas į ketvirčius, mėnesius ir, jei reikia, į dar smulkesnius tarpsnius. Skirstymas pagal laikotarpius priklauso tik nuo įmonės veiklos pobūdžio, jos specifikos ir vadovų poreikių, susijusių su biudžetų informacija. Savo esme labai svarbus metinis biudžetas, nes jis rengiamas ir vykdomas atsižvelgiant į įmonės akcininkų iškeltas užduotis įmonės vadovams. Tad tam tikru atžvilgiu pagal įmonės metinio biudžeto įvykdymą vertinamas ir jos vadovų darbas. Tačiau, kalbant apie įmonėje vykstančių procesų vadybą, vieni metai yra per daug ilgas laiko tarpas. Todėl metiniai biudžetai, kaip minėjome, neišvengiamai skaidomi į smulkesnius laikotarpius. Ketvirtiniai biudžetai prasmingi, nes juos naudojant galima geriau įvertinti įmonių, kurių veikla sezoninė, rezultatus ir, pasibaigus veiklos sezono ketvirčiams, tiksliau prognozuoti įmonės veiklą ne sezono metu. Beje, ketvirtiniai biudžetai nebūtinai turi sutapti su kalendoriniais ketvirčiais.
Dar detalesni (laiko atžvilgiu) biudžetai gali būti rengiami pagal mėnesius, dekadas arba savaites. Tačiau tai daryti ne visuomet prasminga. Gana dažnai savaitė (ar dekada) būna per daug trumpas laikas, kuriam būtų galima parengti pagrįstą biudžetą. Be to, tokiu atveju prarandamas kalendorinio mėnesio pjūvis, nes kai kurių savaičių biudžetai „peršoka“ iš vieno mėnesio į kitą. Savaitiniai biudžetai prasmingi tada, kai duodamos aiškios kiekybinės užduotys, pavyzdžiui, pagaminti tiek ir tiek produkcijos (čia gali būti naudingi ir dieniniai ar pamaininiai biudžetai, kuriuose nurodoma, kiek ir kokių gaminių su kokiais kaštais turi būti pagaminta per dieną ar pamainą) ar parduoti tiek ir tiek prekių.
Įmonės biudžetus gali rengti diskretiškai (pavyzdžiui, parengus metinius biudžetus, sekančių metų biudžetas rengiamas tik einamųjų metų pabaigoje) arba tolygiai per visą laikotarpį. Diskretiškas biudžetų rengimo būdas turi tam tikrų trūkumų. Blogai, kad šiuo atveju metiniai biudžetai rengiami tik kartą per metus − daugiau ar mažiau vienu metu. Tai reiškia, kad biudžetus sudarantys darbuotojai per metus neišvengiamai praranda šiek tiek kvalifikacijos, reikalingos biudžetams sudaryti. Be to, tuomet įmonėje būna laikas, kai visi nedirba, o tik planuoja, ką dirbs. Taip pat neretai sukaupta patirtis iki sekančių metinių biudžetų sudarymo pasimiršta, ypač jeigu ji įgyta ataskaitinių metų pradžioje. Dėl to sekančiais metais vėl gali būti daromos senos klaidos ne tik planuojant, bet ir vykdant veiklą.
Alternatyva šiam būdui yra tolygus biudžetų rengimas, kai sudaromi vadinamieji slenkamieji biudžetai. Jų esmė ta, kad, parengus metinį biudžetą, pirmojo ketvirčio pabaigoje jau rengiamas naujas sekančių keturių ketvirčių (t. y. vėl metinis) biudžetas. Taip nuolatos turimas sekančių būsimų keturių ketvirčių (arba dvylikos mėnesių, jei sudaromi ir mėnesiniai biudžetai) biudžetas. Slenkamieji biudžetai yra daug praktiškesni už diskrečius, nes daug labiau atsižvelgiama į patirtį, įgytą vykdant ankstesnio laikotarpio biudžetą, − juk naujas biudžetas rengiamas ne po metų, bet iš karto pasibaigus ataskaitiniam ketvirčiui.
Sudarant biudžetus pirmiausia numatoma planuojamų prekių pardavimo apimtis, tai yra sudaromi pardavimų biudžetai. Kitaip tariant, pirmiausia reikia žinoti, kiek bei kokių prekių ir už kokią kainą galima parduoti. Juk netikslinga gaminti „į sandėlį“! Tada rengiami produktų gamybos biudžetas (jeigu parduodamas prekes įmonė gamina pati) arba prekių pirkimo biudžetas (jeigu įmonė perka prekes perparduoti) ir su jais susiję kiti išlaidų biudžetai. Be to, prieš nusprendžiant, kiek produktų reikės pagaminti (ar pirkti), įvertinama tai, kas pagaminta anksčiau ir dar neparduota, t. y. pagamintų produktų likučiai. Žinant, kiek naujų produktų reikės pagaminti, galima skaičiuoti, kokių išteklių (medžiagų, darbo ir kitų) tam reikės. Kartu rengiami bendrųjų ir administravimo išlaidų biudžetai. Sujungus parengtus įmonės padalinių veiklos biudžetus į visumą gaunamas visos įmonės biudžetas. Sudarius įmonės biudžetą matoma, ar ji turi pakankamai išteklių, kad galėtų įgyvendinti užsibrėžtus tikslus, ir kartu − ar įgyvendinusi tuos tikslus įmonė gaus pelno ar patirs nuostolį.
Parengtus biudžetus patvirtina atitinkami įmonės pareigūnai (aukščiausias įmonės vadovas arba biudžetų komitetas, kuriam paprastai vadovauja pirmasis vadovas) ir šie biudžetai perduodami vykdyti atitinkamų padalinių vadovams bei vadybininkams. Jų atsakomybė už konkrečių biudžetų vykdymą turi būti labai aiškiai nustatyta. Vadovai, vadybininkai ir kiti darbuotojai, kuriems skiriamas koks nors biudžetas, turi aiškiai ir tiksliai žinoti, ko iš jų reikalaujama, ką jie turi atlikti ir kodėl kaip tik toks biudžetas jiems skirtas. Be abejo, geriausia, kai prie biudžetų rengimo aktyviai prisideda visų vadybos grandžių atstovai. Tuomet jie jaučiasi daug labiau atsakingi už parengtų ir jiems paskirtų biudžetų vykdymą, nei tada, kai biudžetai jiems „nuleidžiami“ iš viršaus.
Vykdant biudžetus, vadybos apskaitos priemonėmis renkama ir kaupiama informacija apie šių biudžetų vykdymą, registruojami faktinių rodiklių (tiek kaštų, tiek pajamų / įplaukų) nukrypimai nuo biudžetų, analizuojamos jų priežastys. Informacija apie nukrypimus nuo biudžetų nedelsiant specialių ataskaitų ir pranešimų forma perduodama atsakingiems už tų biudžetų rengimą ir vykdymą įmonės pareigūnams. Šie nedelsdami turi imtis aktyvių veiksmų, kad ištaisytų susidariusią nepalankią padėtį (jeigu užfiksuoti nepalankūs įmonės veiklai nukrypimai). Tai ir yra pagrindinė vadovų bei vadybininkų funkcija, nes jeigu jokių nukrypimų nuo numatytos veiklos programos neatsiranda, jų dalyvavimo ir nereikia.
Dažnai faktiniai įmonės veiklos rodikliai skiriasi nuo biudžetų, nes faktinė įmonės veiklos (gamybos ar pardavimo) apimtis skiriasi nuo numatytos (t. y. biudžetinės) veiklos apimties. Pavyzdžiui, buvo planuota per mėnesį pagaminti ir parduoti 100 gaminių. Vienam jų pagaminti reikia 500 Lt įvairių gamybos kaštų. Gamybos biudžetas buvo 50 000 Lt (100 gaminių × 500 Lt). Dėl padidėjusios paklausos įmonė faktiškai pardavė, taigi ir pagamino, 120 šių gaminių, tai yra 20 vnt. daugiau, nei numatyta biudžete. Dėl to gamybos biudžetas buvo viršytas 10 000 Lt (20 vnt. × 500 Lt). Kitas pavyzdys. Pardavimų biudžete numatyta skirti 5 000 Lt komisinių išlaidų prekybos tarpininkams, parduodantiems įmonės prekes, už 1 000 vnt. prekių pardavimą. Faktiškai buvo parduota 800 vnt. prekių (80% visos numatytos apimties). Tačiau ir prekybos tarpininkams buvo skirta atitinkamai tik 4 000 Lt (80% planuotos sumos) komisinių išlaidų, o ne 5 000 Lt.
Tokie nukrypimai visai kitokie, nei tie, kuriuos reikia stengtis šalinti, tai yra vadovai ir turi žiūrėti į juos visiškai kitaip. Šis klausimas įmonėse sprendžiamas sudarant vadinamuosius lanksčius biudžetus. Jų esmė ta, kad rengiant padalinių veiklos biudžetus iš karto įvertinama, kad, pakitus veiklos apimčiai, gali pakisti atitinkami biudžeto rodikliai (pavyzdžiui, kaštai). Be abejo, nebūtinai visi biudžetų rodikliai turi pakisti proporcingai veiklos apimties pokyčiams. Kai kurie rodikliai (pavyzdžiui, administracinių patalpų eksploatavimo išlaidos ar buhalterijos darbuotojų darbo užmokesčio išlaidos) dėl pasikeitusios atskirų padalinių veiklos apimties greičiausiai apskritai nepakis. Naudojant lanksčius biudžetus, padalinių vadovams iš anksto pranešama (perduodant jiems vykdyti parengtus biudžetus), kiek ir kokių kaštų jie gali padaryti daugiau, nei numatyta pradiniame biudžete, dėl pagrįstų priežasčių padidėjus jų vadovaujamų padalinių veiklos apimčiai. Lygiai taip pat yra žinoma, kiek ir kokių išlaidų turi būti padaryta mažiau, tos veiklos apimčiai sumažėjus. Tuomet visi padalinių vadovai patys (be aukštesnio vadovo pritarimo) gali koreguoti daromų išlaidų sumas, atsižvelgdami į jų padalinių veiklos apimties pokyčius. Laikotarpiui pasibaigus, toks kaštų sumažėjimas ar padidėjimas, jeigu tai pagrįsta veiklos apimties pokyčiais, traktuojamas kaip sąlygiškai normalus reiškinys ir už tuos biudžetus atsakingi vadovai nebaudžiami. Vis dėlto geriausia, kai nebūna jokių nukrypimų, nes ir tokie nukrypimai rodo, kad nepakankamai gerai dirbama, pavyzdžiui, kad planuojant buvo netinkamai ar nepakankamai įvertintos tam tikros svarbios įmonės veiklos aplinkybės.
Greta pačiame tekste išskirtų langų (kurių tekstas nekartojamas), galima išskirti ir papildomų langų (kuriuose kartotųsi mintys iš teksto):
Įmonėje įdiegus biudžetų sistemą, visa įmonės vadyba pradedama grįsti ekonomika, nes tiek padalinių vadovai, tiek jų darbuotojai skatinami už tam tikrus veiklos rodiklius, o šie visuomet išreiškiami ir kokiais nors ekonominiais rodikliais (pajamomis, įplaukomis, kaštais arba pelnu).
Sudarant biudžetus pirmiausia numatoma planuojamų prekių pardavimo apimtis, tai yra sudaromi pardavimų biudžetai. Kitaip tariant, pirmiausia reikia žinoti, kiek bei kokių prekių ir už kokią kainą galima parduoti.
Informacija apie nukrypimus nuo biudžetų nedelsiant specialių ataskaitų ir pranešimų forma perduodama atsakingiems už tų biudžetų rengimą ir vykdymą įmonės pareigūnams.
Autorius: Valdas Jagminas
Šaltinis: www.paciolis.lt