Visų pirma tai yra naujas požiūris į įmonės valdymą, reikalaujantis iš esmės pergalvoti įmonės organizacinę struktūrą, valdymo efektyvumo rodiklius, kontrolės mechanizmus, darbuotojų skatinimo pagrindus. Procesais remiasi visa įmonės vadyba – planavimas, organizavimas, koordinavimas, kontrolė.

Procesas – tai tarpusavyje susijusių, vienas kitą įtakojančių veiksmų visuma, kitaip tariant, tai yra tie veiksmai, kurie gavinius paverčia rezultatais. Pavyzdys: gavinys – kliento reikalavimai, procesas – naujo produkto kūrimas, rezultatas – naujas produktas. Kiekvienas stambus procesas gali turėti keletą smulkesnių – subprocesų. Naujo produkto kūrimas gali įtraukti tokius subprocesus kaip projektavimas, gamyba, pristatymas rinkai. Kiekvienas iš jų gali būti skaidomas dar detaliau.

Taigi procesas – tai veikla, veiksmų visuma.

Procesai organizacijoje jungiasi į bendrą sistemą ir sudaro seką. Vieno proceso rezultatas dažnai tampa sekančio gaviniu. Kiekvienas procesas turi savo tiekėjus, kurie tiekia gavinius procesui, ir klientus, kurie naudodamiesi gaviniais gamina rezultatą. Tiekėjai ir klientai gali būti tiek išoriniai, tiek ir vidiniai organizacijos nariai.

Procesinis požiūris pabrėžia pagrindinių įmonės procesų identifikavimo ir jų valdymo svarbą.

Kas naujo? Procesinis požiūris prieš funkcinį

Įmonės dažniausiai valdomos pagal funkcijas, pvz.: marketingas, projektavimas, gamyba, finansai, logistika, pardavimai. Tokiu atveju yra išnaudojami specializacijos teikiami privalumai. Kiekvienas padalinys specializuojasi atlikti tam tikras funkcijas. Pagal funkcijas matuojamas veiklos efektyvumas – kaip gerai atliekamas marketingas, projektavimas, gamyba, pardavimai ir kt.

Tačiau prisiminkime pagrindinį įmonės tikslą – pelną ir pagrindinę to prielaidą – teikti rinkai produktus ar paslaugas, tenkinančias klientų reikalavimus geriau, nei tai daro konkurentai. Taigi įmonės tikslas nėra geras marketingas, gerai organizuotas pardavimas ar produktų pristatymas atskirai. Svarbiausia yra tarpusavyje susijusių veiksmų seka, kuri veda prie pagrindinio įmonės tikslo.

Funkcijų pavadinimai ir pagrindiniai darbai, vykdomi atskirose funkcijose, yra istoriškai nusistovėję ir apibendrinti. Tačiau įmonės yra skirtingos ir marketingas vienoje bus visiškai skirtingas nei kitoje. Todėl esmė yra ne funkcijos, o tie darbai ir veiksmai, kurių visuma apjungiama ir pavadinama viena ar kita funkcija. Pavyzdžiui, personalo vadyba yra funkcija, įtraukianti eilę procesų – personalo paiešką, atranką, adaptaciją, personalo motyvaciją, pasitenkinimo tyrimą ir kt.

Procesinis požiūris prieš orientaciją į rezultatus

Mažai kas ginčysis, kad pagrindinis įmonės veiklos tikslas yra vienoks ar kitoks rezultatas. Kaip pasiekti šį rezultatą? Turbūt pirmiausiai reikia nustatyti tam tikrą kiekybinį norimo rezultato įvertinimą (pvz., 50 mln. Lt pardavimų per metus). Ko reikia, kad pasiektume nustatytą tikslą? Kas yra iki rezultato? Procesas - tarpusavyje susijusių veiksmų visuma. Kuo efektyviau valdysime kiekvieną procesą ir jų seką, tuo geresnis bus rezultatas.

Krepšininkai nuolat tobulina savo įgūdžius varyti, perduoti, mesti kamuolį, kovoti dėl atšokusių kamuolių, koordinuoti veiksmus su kitais komandos nariais. Jie tobulina procesus, lemiančius rezultatą – komandos surinktų taškų skaičių. Dažnai įmonių vadovai koncentruoja dėmesį į galutinį rezultatą, tačiau derėtų žvelgti giliau ir analizuoti tuos procesus, kurie lemia vienokius ar kitokius pasiekimus. Optimizuoti procesai veda prie optimalaus rezultato.

Kaip tai padaryti?

Kiekvienoje įmonėje tai atliekama skirtingai, tačiau galima išskirti tokius apibendrintus etapus:

1. Įmonės procesų identifikavimas.
Nustatome pagrindinį įmonės veiklos rezultatą – produktą arba paslaugą. Nustatome pirminį produktą-gavinį, ateinantį į įmonę. Išsiaiškiname, kokie tarpiniai produktai arba rezultatai yra tarp pirminių gavinių ir galutinio rezultato. Veiksmai, atliekami tarp šių subproduktų arba subrezultatų, ir yra procesai.

2. Procesų "šeimininkų" paskyrimas.
Skiriami žmonės, atsakingi už nustatytų procesų valdymą, jiems suteikiami reikiami įgaliojimai ir ištekliai.

3. Procesų schemos kūrimas.
Nustatoma ir detalizuojama iki reikiamo lygio procesų seka, informacijos ir atsakomybės srautai, identifikuojant kiekvieno proceso tiekėją, klientą, gavinius ir rezultatą.

4. Procesų optimizavimas.
Nustatomi procesų klientų reikalavimai ir tiekėjų galimybės. Identifikuojamos "plonos" procesų sekos vietos, galinčios atsirasti dėl kontrolės trūkumo arba pertekliaus, informacijos trūkumo arba pertekliaus, vertės nesukuriančių etapų ir pan.

5. Procesų efektyvumo rodiklių nustatymas.
Nustatomi efektyvumo rodikliai, parodantys, kaip gerai yra vykdomas vienas ar kitas procesas. Svarbiausias akcentas parenkant rodiklius – kliento reikalavimai. Pvz., procesas – kliento reikalavimų nustatymas, proceso "šeimininkas" - marketingo direktorius, proceso rezultatas – kliento reikalavimai, proceso klientas – projektavimo skyrius. Kliento (t.y., projektavimo skyriaus) reikalavimai – pakankami duomenys parengti brėžinius. Efektyvumo įvertinimu galėtų būti nustatytų duomenų, reikalingų projektavimo skyriui, užpildymas.

6. Tikslai procesams.
Remiantis efektyvumo rodikliais procesams nustatomi tikslai. Tai gali būti ne tik kiekybiniai, bet ir kokybiniai tikslai – pvz., pagerinti kliento poreikių identifikavimą. Svarbu, kad šie tikslai būtų pamatuojami.

7. Tikslų vykdymo kontrolė ir tobulinimas.
Efektyvumo rodikliai ir jų fiksavimas yra reikalingi kaip duomenys analizei ir tolimesniam procesų efektyvumo tobulinimui, užtikrinant nuolatinio tobulinimo ciklą. Rodikliai savaime jokios naudos neduoda, jeigu po jų fiksavimo nėra vykdomi tolimesni veiksmai.

Kokia nauda?

Procesinio požiūrio diegimo įmonėje nauda:

1. Įmonės veiklos aiškumas.
Aiški veiklos schema - efektyvus įmonės valdymo įrankis.

2. Įmonės kaip sistemos suvokimas.
Tarpusavyje susijusių procesų identifikavimas parodo, kaip bendroje veikloje dalyvauja atskiri darbuotojai ir padaliniai.

3. Procesų sekos optimizavimas.
Procesai analizuojami pagal jų sukuriamą naudą, atsisakant nepridedančių vertės etapų ir ieškant proceso efektyvumo didinimo galimybių.

4. Darbuotojų veiksmų koordinavimas.
Išaiškinami kiekvieno proceso kliento reikalavimai ir tiekėjo galimybės, optimizuojamas skirtingų padalinių ir funkcijų bendradarbiavimas.

5. Procesų efektyvumo įvertinimas ir nuolatinis tobulinimas.
Pagal nustatytus rodiklius reguliariai vertinamas ir tobulinamas procesų efektyvumas.

Taigi įmonės valdymo pagrindas yra ne funkcijos, o tie darbai ir veiksmai, kurių visuma apjungiama ir pavadinama viena ar kita funkcija. Optimizuoti procesai veda prie optimalaus rezultato.

 

 

Autorius: Juozas Mikulis
Šaltinis: www.ekt.lt