Internetas tapo pasirinktinis bendravimo įrankis versle. Jo didelio populiarumo dėka buvo sukurta apie 275 milijonai įmonių pašto dėžučių. Kitais apskaičiavimais šiandien apie 60 procentų svarbių verslo duomenų perduodami el. paštu.

Deja, internetas gali būti tiek pat pavojingas, kiek naudingas. El. pašto turinys buvo naudojamas kaip įrodymas teismuose. Panaikinus el. paštą nebūtinai reiškia, kad jis dingsta. Daugeliu atvejų jį galima atkurti. Taigi el. paštas, kurį įrašote, gali jums pakenkti. Pakenkti taip pat gali ir panaikintas el. paštas.

Garsinio el. pašto strategijos ir Programinės įrangos pasiūlymo apsauga
Garsinio darbuotojų el. pašto strategijos ir gera programinė įranga padės išvengti nepatogumų, vagysčių, nuostolių versle ir teisminių problemų, jau neminint pajamų, produktyvumo praradimo arba blogiausiai – verslo žlugimo.

Ne vienas saugos specialistas sakė, kad saugus kompiuteris – tai išjungtas kompiuteris. Tačiau versle kompiuteriai negali būti išjungti, nes tuomet reikėtų grįžti prie pieštuko, popieriaus ir tradicinės pašto sistemos.

Protinga tvarkymo praktika ir strategijos padės apsisaugoti nuo ieškinių, pavogtų prekybos paslapčių ir nepatogumų. Pvz., apgalvokite strategiją, kuri apibrėžia, kuriuos laiškus įrašyti, o kuriuos atmesti. Be to, turėtumėte peržvelgti savo verslo programinę įrangą, kad apsaugotumėte savo vidinius ir išorinius ryšius.

Pirmiausia kyla klausimas, kaip įrašysite el. paštą, kuris, pasak jūsų, yra svarbūs verslo įrašai? Tai labai svarbu, jei el. paštu perduodate informaciją, pvz., kontraktus ir kompanijos strategijas. Tai tokio tipo informacija, kurios gali prašyti teisinės institucijos. Ar galite greitai ir lengvai pasiekti norimą informaciją pagal datos, siuntėjo/gavėjo arba temos rodyklę? Jei ne, jums reikėtų naudoti automatinį el. pašto archyvavimą.

Programinė įranga, kuri padeda tvarkyti el. paštą gali labai palengvinti jūsų gyvenimą bei padaryti jį saugesniu. Microsoft Office Small Business 2003 leidimas yra priderintas prie smulkaus verslo savininkų ir jų darbuotojų poreikių. Jau pažįstamas, bet labai patobulintas Outlook 2003 – tai vienas iš būdų, kaip kasdien valdyti savo el. pašto srautą. Pvz., šioje programoje yra:

• ieškos aplankai, kuriuose galite grupuoti pranešimus pagal siuntėją, datą arba pokalbio gijas.
• nepageidautino pašto filtravimas, kuris gali būti pritaikytas, kad būtų daugiau ar mažiau agresyvus.
• patikimų siuntėjų sąrašas, kuris leidžia priimti laiškus tik iš nurodytų siuntėjų.
• blokuojamų siuntėjų sąrašas, kuris blokuojamų siuntėjų pranešimus nukreipia į nepageidautiną paštą. Ši priemonė taip pat blokuos nepageidautinus priedus arba didelius failus iš siuntėjų, kurių nėra Patikimų siuntėjų sąraše.
• Outlook 2003 su Verslo kontaktų tvarkykle yra pritaikytas verslo kontaktams, tačiau tai taip pat puikus tvarkymo įrankis. Verslo kontaktų tvarkyklė leidžia vartotojams susieti el. paštą, paskyras, pastabas ir užduotis su verslo kontaktais ir pardavimų galimybių įrašais.

Nors visos šios priemonės nėra tiesiogiai susijusios su el. pašto tvarkymu, kuo mažiau nepageidautinos informacijos ir pašto turėsite, tuo geriau. Taip pat nereikia net sakyti, kad geriau tvarkomi įrašai bus geriau apsaugoti įrašai.

Smulkaus verslo savininkai, kurie neturi didelio kapitalo, kaip didelių įmonių savininkai, gali labiausiai nukentėti dėl neapdairaus ar blogo el. pašto tvarkymo.

Minimizuokite savo riziką
Smulkaus verslo savininkai/vadovai norėdami rizikuoti mažiausiai turėtų imtis priemonių. Labai svarbu turėti aiškią, gerai išdėstytą, įvykdomą strategiją, kuri nurodo priimtiną ir nepriimtiną el. pašto praktiką ir turinį. Užgaulus, netinkamas ir baustinas pagal įstatymą ar kitaip verslui kenksmingas turinys turi būti pasakomas paraidžiui. Jūsų darbuotojams reikia žinoti, kad el. paštas – tai daugiau nei paprastas pokalbis.

Jei darbuotojų darbo vietos bus stebimos, tai taip pat turi būti pabrėžta strategijoje. Kitaip tariant, darbuotojams turi būti pranešta, jei jų veikla bus stebima ir kodėl. Kai kurios kompanijos leidžia naudoti kompanijos įrangą tvarkant asmeninius reikalus internete. Kitos tai griežtai draudžia.

JAV 1986 Elektroninės komunikacijos privatumo įstatymas leidžia kompanijoms laikyti visą kompanijos įranga išsiųstą ar gautą el. paštą kompanijos nuosavybe. Ar jūsų šalyje nėra taip pat? Verta pasidomėti.

Jūsų el. pašto strategijos turi būti pastoviai peržiūrimos, kad tikrai atitiktų įstatymą, nes pastarieji atitinkamai kinta skirtingose jurisdikcijose.

Programinė įranga turėtų apsaugoti jūsų ryšius
Jūsų versle naudojama programinė įranga turėtų padėti apsaugoti kompanijos vidinius ir išorinius interneto ryšius. Daugelyje programinių įrangų, pritaikytų darbui, galima pasirinkti skirtingus apsaugos ir slaptumo priemonių lygius, užkardas, nepageidautino pašto filtrus ar pan.

Microsoft Office Small Business 2003 leidime yra dvi pagrindinės slaptumo ir apsaugos priemonės, kurioms nereikia daug priežiūros. Šifravimas ir skaitmeninių parašų sistema uždraus neautorizuotas prieigas ir elektroninės korespondencijos trukdžius:

• šifravimo priemonė užšifruoja perduotus duomenis, kad uždraustų neautorizuotas prieigas. Duomenis galės perskaityti tik numatytasis gavėjas. Šią priemonę galima lengvai įjungti ir išjungti.
• Outlook taip pat yra skaitmeninio parašo galimybė. Skaitmeninių parašų sistema autentifikuoja pranešimą. Ji sukuria siuntėjo tapatybę, panašią į elektroninį ID ženklelį. Outlook nukreips vartotojus į Microsoft svetainę, kurioje yra informacija, kaip įsigyti skaitmeninius parašus.
• Small Business leidimas yra patrauklus tuo, kad jame kartu sudėtos darbo priemonės, šifravimas ir skaitmeninių parašų sistema, programos patraukliai atrodo ir su jomis lengva dirbti. Programoje taip pat yra galimybė skaityti ir, turint leidimą, keisti el. paštą, kurį apsaugo programa Microsoft's Information Rights Management (IRM).

Garsinio bendravimo tvarkymo strategijos, gerai organizuota informacija ir lanksti, didelių galimybių, lengvai naudojama programinė įranga padės geriau tvarkyti bei apsaugoti jūsų verslą.

Šaltinis: www.microsoft.com