Atsimenate laikus, kai oficialūs verslo laiškai turėdavo būti išspausdinti nepriekaištingai? Arba verslo pokalbius, kurie prieš pereinant prie verslo reikalų visada prasidėdavo draugišku pašnekesiu?

El. paštas neabejotinai dramatiškai pakeitė mūsų bendravimą, o verslo požiūriu – ne visada į gerąją pusę.
El. paštas neabejotinai siūlo spartą, kuriai negali prilygti joks kitas bendravimo raštu būdas. Be to, tai ypač pigus būdas palaikyti ryšius su klientais ir kolegomis visame pasaulyje. Bet nors jis toks spartus ir pigus, el. paštas gali nesulaukti pagarbos, kurios yra vertas. O tai gali baigtis prarastomis galimybėmis perduoti, nepatenkintais klientais ar net blogiau.

Ne visada svarbu tik tai, ką jūs sakote
Apmąstykite porą įprastų el. pašto scenarijų, kurie kiekvieną dieną vyksta versluose, panašiuose į jūsų:

Potencialus klientas jūsų svetainėje randa jį dominančių dalykų ir išsiunčia el. laišką, prašydamas daugiau informacijos. Norėdami greitai reaguoti, brūkštelite skubų atsakymą ir spustelite siuntimo mygtuką. Ar negalėjote sugaišti šiek tiek daugiau laiko ir padaryti geresnį įspūdį? Pavyzdžiui:

• ar kreipėtės į klientą vardu ir pavarde, ar tinkamai pasisveikinote?
• ar ištaisėte savo el. laiško klaidas prieš išsiųsdami?
• ar paleidote rašybos tikrintuvą?
• ar jūsų el. laiškas buvo draugiškas ir paslaugus?
• ar skatinote tolesnį bendravimą?

Jūs siunčiate savo pardavimo kontaktiniams asmenims atnaujintą kainoraštį. Jie tikrai norės tai pamatyti, todėl jūs sukuriate vieną grupinį laišką, kad sutaupytumėte laiko ir pastangų. Tačiau ar pagalvojote, kad asmeniškesnis požiūris duotų geresnių rezultatų? Taip pat:

• ar užsiminėte, kad paskambinsite, jei jie turės klausimų, ir taip suteikėte sau galimybę bendrauti asmeniškai?
• ar išsiuntėte kainoraštį kaip priedą, ar įtraukėte į savo el. laiško tekstą?
• ar siuntėte el. laišką kaip paprastąjį tekstą, o ne html?
• ar jūsų laiško temos eilutė buvo aiški ir tinkama?
• ar paleidote rašybos tikrintuvą prieš spustelėdami siuntimo mygtuką?

Deja, bendraujant el. paštu trūksta būtent stiliaus, o ne turinio. Pranešimas, kurį siunčiate, gavėjui gali būti vertingas, tačiau jei jame daug klaidų, tai gali būti sunku pastebėti. Pavyzdžiui, Europos biurų darbuotojų apklausa atskleidė, kad žmonės jaučia neigiamas emocijas žmonėms, kurie siunčia el. laiškus su rašybos klaidomis.

El. pašto klaidos, kurių reikia vengti
Siunčiant el. laišką geros manieros tokios pat svarbios kaip ir kalbant su klientu telefonu ar dalyvaujant asmeniniame verslo pokalbyje. Rašant el. laiškus gali nereikėti tokio pat elgesio, tačiau tikslas nesikeičia.

El. paštas skiriasi tuo, kad jūs nebūnate šalia, kai gavėjas skaito jūsų pranešimą, todėl negalite įvertinti reakcijos kaip kalbėdami telefonu ar akis į akį. Spustelėję siuntimo mygtuką, nebegalite koreguoti savo komentarų. Taigi turite padaryti viską gerai patį pirmąjį kartą arba atstumsite savo klientus ir prarasite verslą. Štai kelios pagrindinės el. pašto taisyklės:

• bendraudami su nepažįstamu asmeniu, naudokite šiek tiek oficialų toną, tinkamai pasisveikinkite ir kreipkitės vardu ir pavarde, kai tik įmanoma Microsoft Office Outlook 2003 su verslo kontaktų tvarkykle padeda tvarkyti kontaktinių asmenų vardus bei pavardes ir susijusią informaciją surinkdama visą jūsų klientų abonentų informaciją centrinėje vietoje, kurią galimą pasiekti vienu mygtuko spustelėjimu
• naudokite nesudėtingą temos eilutę, kuri tiksliai nurodo jūsų el. laiško esmę
• pasakykite tai, ką turite pasakyti, bet stenkitės tai daryti kuo glausčiau
• naudokite lengvai įskaitomą šriftą ir dydį (kai kurie tyrimai rodo, kad 10 dydžio Verdana arba Arial šriftai yra vieni paprasčiausių skaityti kompiuterio ekrane). Bendraudami verslo reikalais venkite įmantrių dekoratyvių smulkmenų

• norėdami sumažinti riziką platinti virusus, siųskite paprastojo teksto el. pašto pranešimus ir niekada nesiųskite el. laiškų priedų iš anksto neturėdami leidimo tai daryti. Taip pat nuolat atnaujinkite savo antivirusinę programinę įrangą. Microsoft Office ir Outlook 2003 turi keletą priemonių , kurios padeda sumažinti virusų ir nepageidautino el. pašto, kuriame gali būti virusų, pavojų
• naudokite el. pašto parašą arba elektroninę vizitinę kortelę, kurioje pateikiama išsami kontaktinė informacija, įskaitant telefono numerį ir jūsų įmonės pavadinimą
• prieš siųsdami visada tikrinkite savo el. laiško rašybą, gramatines ir kitas klaidas
• venkite humoro, neoficialių posakių ar slengo, kuris gali būti neteisingai suprastas
• gavę el. laišką iš patikimo siuntėjo (kitaip nei iš nepageidautinos informacijos platintojo), visada atsakykite per 24 valandas, net jei negalite iš karto pateikti išsamaus atsakymo.
• Programoje Microsoft Outlook 2003 galite naudoti greitųjų vėliavėlių priemonę pranešimams pagal svarbą ar skubumą pažymėti
• jei ruošiatės nebūti biure daugiau nei 24 valandas, naudokite automatinio atsakymo funkciją „už biuro ribų“

Paprastai geros el. pašto manieros yra paprasčiausias sveiko proto rodiklis. Jūs žinote, kaip bendrautumėte su klientu susitikime arba telefonu. Šiek tiek pasistengę ir naudodami naudingus el. pašto įrankius, panašius į esančius programoje Outlook 2003, galite sukurti el. pašto pranešimus, kuriais parodote mandagumą ir pagarbą, o tai darydami tą patį išlošite ir savo verslui.

Šaltinis: www.microsoft.com