Žmonės dėl įvairių priežasčių skundžiasi verslo susitikimais.

Dažniausios iš jų yra kelionės išlaidos ir sugaištas laikas.Technologijos atveria kelius rengti verslo susitikimus kitais būdais, kai nereikia keliauti, o rezultatai net geresni. Galimi du pasirinkimai: konferencijos tinkle ir tiesioginiai pranešimai.
Technologijos atveria kelius rengti verslo susitikimus kitais būdais, kai nereikia keliauti, o rezultatai net geresni. Galimi du pasirinkimai: konferencijos tinkle ir tiesioginiai pranešimai.

Konferencijos tinkle 101
Naudojant konferenciją tinkle niekam nereikia užsisakyti skrydžio ar mokėti verslo klasės kainų. Ši technologija leidžia įmonei pristatyti skaidrių demonstraciją ar bendrai su didelėmis ir mažomis žmonių grupėmis naudoti dokumentus, visiems sėdint prieš asmeninius kompiuterius. Susitikimo dalyviai, norintys gauti balso ryšį, paprastai skambina į konferencinių pokalbių centrą.

Susitikimo tinkle išlaidos gerokai mažesnės nei ilgos kelionės, nes nereikia nei specialios techninės, nei programinės įrangos. Tereikia telefono, asmeninio kompiuterio su interneto ryšiu ir naršyklės.

Kaip tai veikia? Susitikimo vadovas, turintis populiarų Microsoft Office tiesioginių susitikimų įrankį konferencijoms tinkle, gali planuoti susitikimą ir kviesti dalyvius jame dalyvauti. Sutartu laiku dalyviai registruojasi tiesioginio susitikimo svetainėje ir susitikimas prasideda.

Tiesioginio susitikimo metu dalyviai gali matyti pristatytojo asmeninio kompiuterio darbalaukį. Virtualieji dalyviai gali matyti tai, ką pristatytojas rodo savo kompiuterio ekrane. Pvz., galima pateikti Microsoft Office PowerPoint pristatymą arba pademonstruoti auditorijai Excel skaičiuoklę. Tiesioginio susitikimo metu dar galimi:

• teksto pokalbiai
• balsavimas tinkle
• braižymo lentos
• pristatymo įrašymas ir atsukimas atgal
• Pardavimo skambučiai, mokymo sesijos, demonstracijos klientams, naujo produkto pristatymai ir komandos susitikimai tėra tik keletas konferencijų tinkle naudojimo galimybių. Paprastai skaičiuojama kaina už abonementą, ar už minutę.

IM: jau ne tik pokalbiams
Norint išspręsti problemą kartais tereikia trumpo, neformalaus susitikimo su pora pagrindinių žmonių. Jei šių žmonių biuro nėra šalia jūsų, daugybę el. laiškų ar tolimų skambučių galite pakeisti nebrangiu ir mėgstamu pokalbių tinkle įrankiu – tiesioginiais pranešimais (instant messiging – IM). Naudodami IM galite:

• dalytis programomis ir braižymo lenta Naudodami Windows XP Professional nemokamą tiesioginių pranešimų programą Windows Messenger, galite ne tik tiesiogiai bendrauti tekstu su bendradarbiais ir partneriais. Galite kartu tiesiogiai peržiūrėti dokumentus ar braižymo lentos priemones ir dirbti su projektais. Pvz., savo kompiuteryje atsidarę Microsoft PowerPoint pristatymą, galite pasirinkti naudoti jį bendrai su tinkle esančiais kontaktais ir leisti jį keisti. Taip pat galite bendrai naudoti informaciją atidarytoje braižymo lentoje taip, lyg dalytumėtės rašikliu ir popieriumi. Galite kopijuoti ir klijuoti į braižymo lentą informaciją iš bet kokios Windows programos.
• siųsti ir gauti failus ir nuotraukas Galite nuspręsti siųsti dokumentą ar fotografiją tinkle esantiems Windows Messenger adresatams. Windows Messenger leidžia siųsti failus adresatui tiesiogiai ir praneša apie baigtą perdavimą.
• susitikti akis į akį (vaizdo konferencija) Windows Messenger palaiko vaizdo konferencijas, todėl užuot važiavę susitikti akis į akį, galite suplanuoti susitikimą vaizdo konferencijoje. Jūs ir kitas asmuo turite turėti asmeninį kompiuterį su Windows XP, garso plokštę, mikrofoną ir garsiakalbius arba ausines, voratinklio kamerą ir interneto ryšį (geriau plačiajuostį).
  bendrauti balsu Galite naudoti Windows Messenger ryšio galimybę kompiuteris–kompiuteris, jei norite internetu pasikalbėti su bet kurioje pasaulio vietoje esančiu asmeniu. Paprastai tai kainuoja pigiau nei standartinės telefono paslaugos. Be to, prisiregistravę pas paslaugos kompiuteris–telefonas teikėją, iš savo kompiuterio galite paskambinti į bet kurį telefoną. Jei norite prisijungti, turite turėti Windows XP, garso plokštę, mikrofoną ir garsiakalbius arba ausines ir interneto ar vietinio tinklo ryšį. Be to, norėdami gauti telefono ryšį, turite pasirinkti paslaugos tiekėją.

Naudoti daugiau verslo susitikimų įrankių
Office tiesioginiai susitikimai ir Windows Messenger atspindi tik porą būdų, kaip technologijos gali padėti sumažinti verslo kelionių išlaidas ir laiką. Štai dar keletas techninių įrankių, padedančių pradėti ir pasiruošti susitikimams:

• susitikimų tinkle planavimas Aiškindamiesi, kas galės dalyvauti susitikime, galite sugaišti tiek pat laiko, kiek truks pats susitikimas. Windows Small Business Server 2003 komponentas Exchange Server 2003 pranešimų sistema leidžia jums peržvelgti bendradarbių kalendorius. Naudodami Office Small Business Edition programų paketo dalį Office Outlook 2003, galite sužinoti, kada bendradarbiai neužsiėmę, ir išsiųsti kvietimus į susitikimą su iš anksto sukonfigūruotais atsakymais.
• galimybė naudoti susitikimų medžiagą Paprastai norite, kad pakviestieji dalyvautų susitikime pasiruošę. Jei turite keletą dokumentų, kuriuos dalyviai turėtų peržiūrėti prieš susitikimą, galite sutaupyti laiko suteikdami galimybę gauti daugumą atnaujintų versijų savo interneto svetainėje. Jei versle naudojate Windows Small Business Server, Windows SharePoint Services yra įrankis, kurį galite naudoti kurdami vidinę svetainę, kurioje laikomus dokumentus norintieji galės rasti bet kuriuo metu.

Šaltinis: www.microsoft.com